Molti proprietari di case vacanze si chiedono spesso se una cauzione per l’affitto casa vacanze – o caparra casa vacanze – da riscuotere e utilizzare in caso di danni, sia una scelta giusta per la loro attività.
Vi sono diversi vantaggi nel richiedere agli ospiti una caparra per l’affitto di una casa vacanza: non solo puoi decidere l’ammontare basandoti sulle specificità e le regole della tua proprietà, ma ponendo questa condizione trasmetterai loro il giusto senso di responsabilità per la durata di tutto il soggiorno.
Il rischio che qualche episodio spiacevole accada c’è sempre e, per quanto tu possa dare istruzioni ben precise sul comportamento da tenere all’interno della proprietà, l’imprevisto è dietro l’angolo.
Prima di pensare alla richiesta di una caparra per locazione turistica o depositi cauzionali, e alla relativa restituzione nel caso tutto andasse bene, bisogna provare a ridurre al minimo la probabilità che questi potenziali episodi si verifichino.
Come? Col regolamento per la casa vacanze! Le regole sono fondamentali, e, per far sì che queste vengano seguite, non c’è soluzione migliore che metterle per iscritto.
Perché chiedere la caparra per affitti brevi
Avvisare gli ospiti che dovranno pagare un importo anticipato, che potrebbe essere non restituito in caso di danneggiamento della tua proprietà, è solo doveroso per te e per loro.
Per te, perché è giusto che ti tuteli in caso di ospiti maleducati e poco rispettosi della tua proprietà. Spesso, sapendo di dover pagare anticipatamente una caparra per l’affitto casa vacanze, gli ospiti già intenzionati a trattare la tua casa come un porcile si tireranno indietro, preferendo rivolgersi a host più accomodanti (e più ingenui!)
È poi anche giusto informare i tuoi ospiti del denaro in più che dovranno versare, spesso addirittura prima di partire per le vacanze, così potranno gestire il problema monetario come meglio credono. Inoltre, l’aver già sborsato una caparra per la locazione turistica li farà stare molto più attenti al loro comportamento dentro casa, sapendo che vedranno la restituzione dell’anticipo affitto casa vacanze solo dopo il controllo della casa, prima della loro partenza. A loro rischio e pericolo!
Caparra versata prima della disdetta casa vacanza
Capita spesso che la caparra casa vacanze debba essere restituita. Anzi, questo accade nella maggior parte dei casi perché, per fortuna di tutti i proprietari di case vacanza, gli ospiti veramente incivili sono pochi. Auspicabilmente, la restituzione avviene dopo il controllo della casa a opera tua (o del manager o dell’impresa di pulizie) e prima del checkout da parte degli ospiti.
Altre volte, se richiedi la caparra con largo anticipo, succede che tu debba restituirla nel caso gli ospiti cancellino la prenotazione. In questo caso, è opportuno effettuare un bonifico non appena gli ospiti ti mettono al corrente della disdetta, inviando loro anche una copia del bonifico effettuato. In questo caso, infatti, sei tu a dover dimostrare la tua buona fede restituendo un importo che, in pratica, non avresti dovuto ricevere.
7 cose da fare con la caparra per affitto case vacanza
Esistono alcune pratiche da seguire in caso di riscossione, gestione e restituzione di una caparra affitti brevi.
È raccomandabile affrontare la questione immediatamente e andare con i piedi di piombo, onde evitare l’insorgere di qualsiasi tipo di problema.
Sborsare soldi non piace a nessuno, nemmeno in caso di piccole somme. Ed è proprio per questo motivo che essere chiari e trasparenti fin dal primo istante è il miglior modo possibile per affrontare la questione.
Che tu promuova la tua casa vacanze su Airbnb, Booking.com, Expedia o qualsiasi altro tipo di portale, è fondamentale conoscere i comportamenti da tenere in tali situazioni.
Continua a leggere per scoprire cosa è bene fare e cosa no!
1. Fai riferimento ai tuoi prezzi per calcolare l’ammontare del deposito
È consuetudine, per molti proprietari di case vacanze, fare riferimento a una cifra prestabilita (es. 250€) o ad una percentuale (es. 10% del costo totale) per calcolare la somma da richiedere come cauzione.
Chiaramente, per decidere l’importo da chiedere agli ospiti, dovrai innanzitutto tenere presente la durata dell’affitto: più a lungo si fermeranno, più sarà probabile che si verifichino degli incidenti. Sfortunatamente, nella maggior parte dei casi non puoi capire alla prima occhiata (o addirittura prima di incontrarli) se gli ospiti saranno del tipo peggiore. Pertanto, per decidere la percentuale dell’affitto casa vacanze che costituisce la caparra non puoi che andare per tentativi.
Di solito i proprietari chiedono il 10% dell’importo totale del soggiorno. Questo va bene nel caso di permanenze un po’ più lunghe, ma nessuno può assicurarti che in un soggiorno di tre notti i tuoi ospiti non riescano a fare danni incalcolabili. Non esiste una soluzione migliore, semplicemente prova a prendere carta e penna e a fare due calcoli. E, ovviamente, cerca di essere coerente e costante nei tuoi calcoli.
Il nostro consiglio?
Se la percentuale ottenuta da questo calcolo fosse più alta, è proprio quella la cifra che dovresti applicare ai tuoi ospiti.
Assicurati di spiegare loro le modalità di calcolo, chiarendo che questa percentuale verrà restituita una volta terminato il soggiorno.
2. Controlla scadenza e restrizioni delle modalità di pagamento della cauzione
Sii chiaro e trasparente, sempre.
Sei libero di accettare il pagamento in contanti oppure con carta di credito.
Quello che però devi assolutamente fare è comunicare il tutto al tuo potenziale ospite. Scrivilo all’interno della pagina web della tua casa vacanze o inseriscilo all’interno delle condizioni su Booking.com, Airbnb o qualsiasi altro portale tu utilizzi.
Se non hai intenzione di accettare il pagamento del deposito cauzionale in contanti al momento del check-in, quasi sicuramente opterai per l’addebito e il conseguente rimborso.
In entrambi i casi, assicurati di prendere confidenza con ciò che riguarda costi e complicazioni che ne possano derivare.
Ad esempio, utilizzare il sistema di addebito e rimborso potrebbe significare incorrere in qualche costo aggiuntivo per la transazione. Mentre invece, quando si utilizzano metodi di pre-autorizzazione, potrebbero esserci dei limiti di tempo da rispettare.
3. Stabilisci regole chiare nel tuo contratto di affitto, o su Airbnb o Booking
È importante che nel contratto di affitto siano incluse le regole specifiche della tua casa e qualsiasi tipo di violazione che comporti la totale o parziale perdita della caparra casa vacanze.
Non aver paura di “scrivere un papiro” e di sollecitare l’ospite a leggere parola per parola. Più dettagli potrai fornire, meglio sarà alfine di ridurre eventuali danni da parte degli ospiti.
Siamo però consapevoli che scrivere un vero e proprio contratto non è per nulla facile, soprattutto se non si è esperti del settore. È proprio per questa ragione che cliccando su questo link potrai scaricare il contratto di affitto per la tua casa vacanze, completamente gratuito e pronto per essere utilizzato!
4. Riscuoti subito la caparra affitti brevi
Qualunque metodo utilizzerai, è essenziale incassare l’assegno o procedere con l’addebito il prima possibile.
Questo eviterà la possibilità di mancata notifica o errori nei dettagli della carta di credito, e ti permetterà di chiedere ancora una volta conferma delle informazioni. I disguidi legati al trasferimento di denaro sono all’ordine del giorno.
Parti per tempo e mettiti in contatto col tuo ospite il prima possibile. Questo eviterà problemi inutili e incomprensioni.
5. Cerca di essere in buoni rapporti con lo staff dell’impresa di pulizie…
… O con le persone che fanno pulizia in casa tua. In alcuni casi può capitare che gli ospiti non si sentano in dovere di riportare alcuni danni accidentali verificatisi nella tua casa. Ecco perché instaurare un’ottima relazione con il personale incaricato di pulizia e mantenimento della proprietà è fondamentale.
Non sempre avrai il tempo e la possibilità di recarti a controllare se la casa si trova nelle stesse condizioni in cui si trovava prima del soggiorno dei tuoi ospiti. Ci saranno occasioni in cui semplicemente dovrai affidare a terzi la gestione, la pulizia e il controllo di eventuali danni.
E chi meglio del personale di pulizia sarà in grado di fare un veloce inventario dopo ogni partenza dei viaggiatori, assicurandosi che non ci sia stato alcun tipo di danno? Ma in questo caso, accertati di trattenere i tuoi ospiti per un po’ di tempo, in modo da ricevere informazioni dal personale delle pulizie!
6. Sii cosciente dei problemi già esistenti (e cerca di compensarli!)
Accadrà che, in alcune situazioni, tu non sia in grado di sistemare nell’immediato i danni subiti alla tua struttura, dovendo offrire alloggio ad altre persone.
Nel caso si verificasse questo e tu non fossi in grado di riparare questi danni prima che il prossimo gruppo di ospiti effettui il check-in, offri loro un dettaglio simbolico come “risarcimento”.
Che si tratti di una bottiglia di vino, del frigorifero fornito di generi alimentari o di un buono per un pasto nel tuo ristorante locale preferito, assicurati di conservare le ricevute e decurtare il costo dal deposito cauzionale degli ospiti precedenti.
Per poter agire in questo modo, avrai bisogno di un clausola specifica nel contratto di affitto, sottoscritta da ambe le parti.
Ancora una volta, il contratto d’affitto è ciò che ti aiuterà.
7. Concedi ai tuoi ospiti un periodo giusto per il pagamento della caparra per l’affitto casa vacanze
Se i tuoi ospiti pagheranno tramite assegno, potrebbero essere necessari dai tre ai cinque giorni lavorativi per elaborare il pagamento e averlo accreditato.
Al contrario, se pagheranno con carta di credito saranno sufficienti 24-48 ore affinché il pagamento venga effettuato e tu lo possa ricevere.
Come evitare problemi di questa natura e mettere inutili pressioni ai tuoi ospiti, se non sei ancora in grado di visualizzare il deposito o la caparra versata nel tuo conto corrente?
Chiedi una semplice foto o uno screenshot della ricevuta di avvenuto pagamento.
5 cose da non fare con la caparra per locazione turistica
1. Non dimenticare di effettuare la restituzione dell’anticipo affitto casa vacanze
Il miglior modo per giocarti la possibilità di avere una recensione positiva da parte degli ospiti è dimenticare di rimborsare loro la cauzione.
Controlla le linee guida locali per sapere con certezza entro quanti giorni devi procedere con il rimborso (solitamente tra 14 e 45) e ricorda che, in generale, è illegale trattenere il deposito senza giusta causa.
Puoi evitare qualsiasi tipo di problema consegnando i soldi in contanti al tuo ospite nel momento in cui lascerà la tua abitazione. In questo modo lo lascerai felice e contento, avendo modo di salutarlo e ringraziarlo per aver scelto la tua struttura.
Scordati di rimborsare la caparra… e ti scorderai sia una buona recensione che la possibilità che gli ospiti tornino ad alloggiare nella tua proprietà!
2. Non utilizzare la caparra locazione turistica per generare ulteriore reddito
Questo genere di caparra per affitti brevi esiste per un’unica ragione: coprire le riparazioni in caso di danni. Non devi, pertanto, cercare di trarne vantaggio.
Fare i furbi non conviene e ingannare il tuo ospite è sbagliato. Tutto torna indietro, quindi cerca di essere sempre onesto e di non approfittare mai della tua posizione di forza. Anzi, se proprio devi, cerca di sorvolare sui piccoli danni, soprattutto se accidentali.
Alcuni articoli presenti in casa, come stoviglie, tazze e bicchieri, hanno più probabilità di subire danni accidentali e dovrebbero poter essere sostituiti senza che gli ospiti debbano farsi carico di un conto salato.
3. Restituzione caparra affitto casa vacanze: non far finta di dimenticarla per fare un dispetto agli ospiti
In qualità di proprietario, è tua responsabilità restituire il deposito cauzionale agli ospiti non appena lasciata la tua casa.
Per qualunque riparazione di danni causati da loro, sarà necessaria una valida ricevuta che attesti il lavoro effettuato o gli oggetti rimpiazzati.
Se non sarai in grado di produrre una ricevuta, di certo non potrai addebitare alcun costo.
Occhio, perchè è un attimo incorrere in procedimenti di carattere legale!
4. Non trascurare l’importanza delle prove fotografiche
Se hai ragione di credere che un ospite o un gruppo di ospiti abbia causato un danno nella tua proprietà, ricorda di scattare foto o girare video del danno in questione.
Ti tornerà utile nel caso in cui ti venisse contestato.
Una buona idea potrebbe essere quella di lasciare una fotocamera digitale al personale di pulizia, in modo che possano tenere d’occhio la tua casa vacanze e riportarti eventuali anomalie.
5. Non farti prendere dall’ansia se il danno è maggiore di ciò che può coprire la caparra casa vacanze
Sebbene molti proprietari di case vacanza operino da anni nel settore senza aver avuto affittuari “scomodi”, esiste una piccola percentuale di incidenti, le cosiddette Storie dell’orrore di Airbnb.
In casi come questi, la distruzione causata nella o alla proprietà va ben oltre i costi che un deposito cauzionale può coprire. Ma non temere, esistono altre possibili soluzioni.
Prima di tutto, puoi tentare di recuperare il denaro parlando a tu per tu con gli ospiti. Ciò è particolarmente efficace se gli ospiti si sono rivelati onesti e hanno denunciato il danno di propria spontanea volontà perché in preda a senso di colpa e responsabilità.
Altrimenti, come “ultima spiaggia”, puoi intraprendere azioni legali contro gli affittuari. Ma fai attenzione, perché a volte una decisione di questo tipo può finire per costarti ancora di più a lungo termine. Ci sono molti tribunali per le controversie di modesta entità che si occupano di questo tipo di questioni, tuttavia è sempre meglio consultare un avvocato di fiducia prima di procedere con qualsiasi azione legale.
Come gestire i despositi cauzionali Airbnb?
Airbnb ha il diritto di richiedere una caparra casa vacanze in modo indipendente dalla prenotazione.
Quando? Quando, dall’analisi dei dettagli della prenotazione, emergono alcune potenziali anomalie che mettono il sistema in pre-allerta.
La somma determinata da Airbnb (e che ti verrà comunicata), verrà addebitata 2 giorni prima dell’inizio del soggiorno, venendo così trattenuta per l’intera durata dello stesso e riconsegnata 14 giorni dopo il check-out.
L’ospite verrà avvisato e avrà la possibilità di cancellare la prenotazione fino a 36 prima del check-in.
È fondamentale che il metodo di pagamento sia funzionante, se non si vuole rischiare di incorrere in cancellazioni. Nel caso vi fossero problemi, l’ospite verrà contattato da Airbnb e fino a 12 ore prima del check-in potrà aggiornare il metodo di pagamento.
Questo ovviamente, nel caso non ci siano stati problemi legati al soggiorno.
In caso di problemi durante la permanenza, l’host avrà infatti il diritto di segnalare ad Airbnb un eventuale danno entro 14 giorni dal check-in, aprendo così la procedura di reclamo che, nel caso venga approvata, farà sì che tale danno venga pagato dall’ospite sfruttando il deposito cauzionale versato in precedenza ad Airbnb.
Caparra locazione turistica su Airbnb o sul tuo sito web?
Riscuotere la caparra per gli affitti brevi e è uno dei metodi più efficaci affittare la propria casa vacanze senza grosse preoccupazioni e sempre nelle migliori condizioni.
Se da un lato può risultare scoraggiante per gli ospiti che effettuano soggiorni brevi, dall’altro i depositi cauzionali e le caparre per locazioni turistiche offrono un ulteriore livello di sicurezza in aggiunta all’assicurazione per case vacanze.
Se comunichi chiaramente con gli ospiti e li rassicuri sul fatto che il loro deposito sarà rimborsato immediatamente (a condizione che non causino danni e aderiscano alle regole della proprietà), non dovresti avere problemi nell’inserimento di questa condizione nel contratto di affitto.
Cerca di far comprendere questo concetto al tuo ospite fin dal principio. Scrivere e comunicare tutte le condizioni necessarie per alloggiare nella tua casa vacanze è fondamentale, non solo per essere chiaro e trasparente, ma anche per fargli comprendere l’utilità e la necessità di questo strumento.
Dove e come comunicare il tutto? Semplice. Nel tuo sito web.